Bước vào kinh doanh online, nhiều bạn thường bị cuốn vào một nguồn hàng có giá thấp đến khó tin. Đội ngũ bên mình từng gặp một bạn trẻ đặt cọc gần như toàn bộ vốn cho một nhà cung cấp chưa kiểm chứng. Khi lô hàng về, chất lượng khác xa ảnh quảng cáo. Số tiền ấy gần như không thu hồi được. Câu chuyện này không hiếm gặp. Trong bài viết này, chúng tôi muốn cùng bạn nhìn lại những rủi ro người mới hay vấp phải khi mua sắm online, thanh toán và nhập hàng lần đầu, kèm cách phòng tránh để bạn không phải trả học phí quá đắt.
Tâm lý háo hức khiến người mới dễ sai lầm
Theo quan sát của chúng tôi, phần lớn người mới không thiếu thông minh. Họ chỉ đang vội. Vừa có vốn, vừa có ý tưởng, lại thấy một mức giá thấp hơn hẳn mặt bằng chung, cảm giác muốn chốt đơn ngay trở nên rất mạnh. Mong muốn tối ưu lợi nhuận là điều dễ hiểu. Nhưng nếu đặt nó lên trên mọi thứ khác, bạn sẽ dễ bỏ qua những bước kiểm tra cơ bản nhất.
Giá rẻ bất thường thường kéo theo một câu hỏi lớn: vì sao lại rẻ đến vậy? Có thể nhà cung cấp đang cắt giảm chi phí ở khâu đóng gói, bảo hành hoặc kiểm định. Cũng có thể đó là hàng nhái, hàng tồn kém, hoặc một tài khoản vừa lập ra chỉ để thu tiền đặt cọc rồi biến mất. Bạn không cần nghi ngờ tất cả mọi người, nhưng nên giữ mức cảnh giác vừa đủ. Cảnh giác ở đây không phải bi quan, mà là chậm lại một nhịp trước khi quyết định.
Để bớt áp lực, đội ngũ bên mình thường gợi ý bạn tự đặt vài câu hỏi trước mỗi đơn nhập. Nguồn hàng này đã hoạt động bao lâu? Có đánh giá thực tế từ khách hàng cũ không? Nếu hàng lỗi, bạn khiếu nại qua kênh nào và mất bao lâu để được phản hồi? Trả lời rõ ba câu này, bạn đã loại bỏ phần lớn rủi ro ngay từ đầu.
Những rủi ro hay gặp khi nhập hàng online lần đầu
Làm việc với nhiều cửa hàng nhỏ, chúng tôi nhận thấy có vài rủi ro lặp đi lặp lại. Rủi ro dễ gặp nhất là hàng nhận về không đúng như mô tả hoặc mẫu. Ảnh quảng cáo thường được chụp và chỉnh sửa rất kỹ. Khi sản phẩm thật đến tay, màu sắc, chất liệu hay kích thước có thể khác khá nhiều. Nếu bạn đã đặt số lượng lớn mà chưa từng cầm thử một mẫu, cú sốc này sẽ rất nặng.
Rủi ro thứ hai nằm ở thanh toán. Khi giao dịch qua trung gian hoặc với đối tác nước ngoài, bạn cần biết tiền đi qua ai, và đơn vị đó có cơ chế bảo vệ người mua hay không. Không phải đơn vị nào cũng có chính sách rõ ràng khi phát sinh tranh chấp. Bạn có thể tham khảo các hình thức thanh toán online mà chúng tôi đã tổng hợp, để hiểu ưu nhược điểm từng phương thức trước khi quyết định.
Rủi ro thứ ba là chi phí phát sinh ngoài dự tính. Phí vận chuyển nội địa, phí kiểm đếm, thuế hay phụ phí xử lý cộng dồn lại có thể làm lợi nhuận mỏng đi rất nhiều so với con số ban đầu. Cách làm an toàn là tính giá vốn thực tế bằng cách cộng đủ mọi khoản, thay vì chỉ nhìn vào đơn giá niêm yết.
Để dễ hình dung, bạn có thể tóm tắt ba rủi ro này như sau:
- Hàng không đúng mô tả: yêu cầu mẫu thử hoặc ảnh chụp thực tế trước khi đặt số lượng lớn.
- Thanh toán qua trung gian: tìm hiểu chính sách hoàn tiền và bảo vệ người mua trước khi chuyển khoản.
- Chi phí phát sinh: tính đủ phí vận chuyển, thuế và phụ phí để biết lợi nhuận thật.
Cách giảm thiểu rủi ro ngay từ đơn hàng đầu tiên
Nguyên tắc quan trọng nhất mà đội ngũ bên mình luôn nhắc người mới là đặt số lượng nhỏ để thử trước khi nhập lớn. Cách này khiến bạn tốn thêm chi phí vận chuyển trên mỗi sản phẩm, nhưng đổi lại bạn có cơ hội đánh giá chất lượng thật, tốc độ giao hàng và thái độ hỗ trợ của nhà cung cấp. Với vốn còn hạn chế, đây thường là khoản đầu tư đáng giá hơn nhiều so với việc đặt cược toàn bộ vào một lô hàng chưa rõ.
Thứ hai, hãy giữ thói quen lưu bằng chứng giao dịch. Chụp lại đoạn tin nhắn trao đổi, biên lai chuyển khoản, thông tin đơn hàng và hình ảnh sản phẩm ngay khi nhận hàng, đặc biệt là đoạn quay lúc mở kiện. Khi có tranh chấp, những thứ này là căn cứ quan trọng để bạn khiếu nại. Chúng tôi từng thấy một khách hàng giữ đủ ảnh chụp lúc mở kiện, nhờ vậy việc đòi hỗ trợ đổi trả diễn ra nhanh và gọn hơn hẳn so với những trường hợp không có bằng chứng.
Thứ ba, đừng bỏ qua bước tìm hiểu thị trường trước khi chốt nguồn. Bạn có thể đọc thêm kinh nghiệm đánh hàng Trung Quốc mà chúng tôi đã chia sẻ, trong đó có các bước kiểm tra nhà cung cấp và cách làm việc với đối tác từ xa. Dành thêm một buổi tìm hiểu ban đầu thường giúp bạn tiết kiệm được nhiều tuần xử lý hậu quả về sau.
Cuối cùng, hãy theo dõi những thay đổi về chính sách. Quy định nhập khẩu, thuế hay phương thức thanh toán có thể điều chỉnh theo thời gian, và thông tin cũ có thể khiến kế hoạch của bạn lệch hướng. Bạn nên cập nhật từ các nguồn đáng tin cậy, ví dụ xu hướng mua hàng Trung Quốc về kinh doanh, để không bị bất ngờ khi việc nhập hàng đang chạy.
Khi nào nên dùng công cụ quản lý đơn nhập
Khi số đơn nhập bắt đầu nhiều lên, việc theo dõi bằng các bảng tính rời rạc sẽ dần khó kiểm soát. Thông tin nhà cung cấp, trạng thái thanh toán và lịch sử giao nhận nằm rải rác khiến bạn dễ bỏ sót. Lúc này, công cụ quản lý đơn hàng giúp gom mọi thứ về một chỗ. Tuy vậy, điều quan trọng là chọn giải pháp vừa với quy mô hiện tại, đừng đầu tư sớm vào thứ bạn chưa cần đến. Nếu muốn tham khảo thêm, bạn có thể đọc giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ quản lý đơn hàng đa kênh.
Lời kết
Nhập hàng lần đầu qua mạng luôn đi kèm rủi ro, nhưng phần lớn có thể giảm đáng kể nếu bạn chuẩn bị kỹ. Hãy để sự háo hức nhường chỗ cho việc kiểm tra cẩn thận: thử mẫu trước, tính đủ chi phí, chọn phương thức thanh toán có bảo vệ và lưu lại mọi bằng chứng. Chỉ cần làm tốt những bước đầu tiên này, bạn sẽ có nền tảng vững hơn cho việc kinh doanh lâu dài.
