Song song với tốc độ ‘’sinh sôi, nảy nở’’ của nhiều doanh nghiệp thì nhu cầu sử dụng máy photo cũng tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, để có thể sở hữu được một chiếc máy photo chất lượng thì chi phí cần phải bỏ ra là không hề nhỏ. Do đó, để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, rất nhiều người đã sử dụng đến dịch vụ cho thuê máy photo. Vậy trước khi thuê máy photocopy cần phải lưu ý những điều gì? Cùng Niagara Computer Services tìm hiểu ngay nhé.
Trường hợp nào nên sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo?
Một số trường hợp phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ quyết định sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo đó là:
Đầu tiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu sử dụng máy photo để in ấn tài liệu, văn bản để phục vụ công việc, nhưng chưa đủ khả năng đầu tư hoặc muốn tiết kiệm chi phí để duy trì và phát triển doanh nghiệp thì thường lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy.
Trường hợp thứ hai có thể là số lượng văn bản, giấy tờ cần in ấn của doanh nghiệp tương đối ít, mà chi phí để mua máy photocopy cũng tương đối lớn. Do đó, việc thuê máy photo là một giải pháp vô cùng tối ưu mà nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn.
Bởi vì vừa có thể tiết kiệm chi phí, vừa có thể sử dụng được những chiếc máy mới và hiện đại nhất, kèm theo đó là được bảo dưỡng, hỗ trợ tận tình từ bên cung cấp dịch vụ.
Trường hợp thứ ba là do doanh nghiệp chỉ cần sử dụng máy photo trong thời gian ngắn để thực hiện một số dự án hay sự kiện nào đó trong vài tháng hoặc vài năm trở lại, sau khi kết thúc thì không cần đến nữa. Chính vì thế, việc thuê máy lúc này vừa có thể linh hoạt được thời gian sử dụng, vừa không bị lãng phí tài nguyên và tiền bạc.
Những lưu ý trước khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy
Việc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hạn chế một số rủi ro không mong muốn xảy ra trong quá trình trải nghiệm dịch vụ thì tốt hơn hết bạn cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:
Nắm rõ được nhu cầu của doanh nghiệp
Đầu tiên, việc xác định rõ nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp là một điều hết sức quan trọng cần phải làm để có thể đưa ra quyết định chính xác là bản thân doanh nghiệp nên thuê hay đầu tư luôn máy mới.
Nếu như doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng máy photo để in ấn tài liệu với số lượng ít, tần suất sử dụng không nhiều và thời gian sử dụng chỉ trong một thời gian ngắn, thì lúc này việc thuê máy in là một sự lựa chọn thông minh.Vì nó vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể đồng thời góp phần nâng cao năng suất của công việc.
Tuy nhiên, nếu số lượng tài liệu và văn bản của doanh nghiệp cần phải in trong một ngày rất nhiều thì tốt hơn hết là bạn nên mua máy mới thay vì đi thuê máy photocopy từ các đơn vị khác.
Mặt khác, việc mua máy photocopy mới cũng là một quyết định sáng suốt nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng máy photo vào mục đích kinh doanh. Vì điều này sẽ khiến bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát chi phí cũng như là chủ động hơn trong công việc của mình.
Bạn cần máy in màu hay máy photo đen trắng
Nếu doanh nghiệp của bạn đang làm về lĩnh vực in ấn hình ảnh, thiệp mời, thiệp cưới hoặc là kinh doanh sản phẩm, cần có hình ảnh minh họa để dễ dàng trao đổi với khách hàng thì bạn nên chọn thuê máy in màu, vì nó sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc của bạn.
Mặc khác, máy in màu còn có thể giúp bạn in tài liệu, văn bản giống như một chiếc máy photo đen trắng. Tuy nhiên, giá thành để thuê máy in màu cũng khá đắt, do đó bạn hãy cân nhắc trước khi thuê nhé.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng máy photo chỉ để in ấn tài liệu, văn bản thông thường thì chỉ cần thuê máy photocopy đen trắng là đủ. Vừa tiết kiệm lại phù hợp với công việc.
Số lượng tài liệu cần in ấn trong 1 tháng của doanh nghiệp bạn là bao nhiêu?
Doanh nghiệp của bạn hiện tại có bao nhiêu nhân viên sử dụng máy photo? Số lượng văn bản, tài liệu cần in ấn mỗi ngày, mỗi tháng nhiều hay ít? Và số lượng này trong tương lai dự kiến sẽ tăng lên hay giảm?
Việc xác định rõ những điều này sẽ giúp bạn lựa chọn được những dòng máy in phù hợp cũng như là số lượng máy cần sử dụng để có thể phục vụ công việc tốt nhất.
Nhu cầu Scan của bạn nhiều hay ít?
Ngày nay, nhu cầu số hóa tài liệu của mỗi doanh nghiệp ngày càng cao. Thay vì mua máy scan riêng biệt thì việc thuê máy photo sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.
Bởi hiện nay có rất nhiều dòng máy photocopy tích hợp đa dạng nhiều tính năng vừa có thể in ấn, vừa có thể scan khi bạn có nhu cầu.
Thêm vào đó, việc thuê máy photocopy còn giúp bạn linh hoạt hơn trong công việc, lại tiết kiệm được không gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.
Thời gian thuê máy là bao lâu?
Việc xác định được thời gian dự kiến thuê máy cũng là một vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng. Bởi vì, nếu bạn không kiểm soát được thời gian dự kiến mình sẽ thuê là bao lâu thì rất dễ gây lãng phí tài nguyên cho công ty. Bên cạnh đó, việc thuê máy lâu ngày nhưng không sử dụng có thể khiến cho máy bị hư hỏng dẫn đến ‘’ tiền mất tật mang’’.
Ngược lại, nếu bạn xác định được thời gian cần thuê là khoảng bao lâu thì bạn có thể giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí cũng như hiệu suất công việc. Bởi vì trên thực tế, thời gian thuê máy càng dài thì số tiền cần phải trả sẽ ít hơn, đồng thời sẽ nhận thêm nhiều ưu đãi và hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ.
Một số vấn đề cần quan tâm đối với đơn vị cung cấp
Bên cạnh các vấn đề về máy móc thì đơn vị cung cấp dịch vụ cũng cần được quan tâm và tìm hiểu kỹ. Dưới đây là một số điều bạn nên tìm hiểu trước khi thuê máy.
Mức giá thuê máy bao nhiêu là hợp lý?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ. Tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn những dòng máy khác nhau, từ đó dẫn đến mức giá thuê cũng sẽ khác nhau nhưng cũng không quá đáng kể. Thông thường mức giá cho dịch vụ này sẽ giao động trong khoảng từ 800,000 cho tới 3,000,000/ 1 tháng.
Quyền lợi của khách hàng khi thuê máy như thế nào?
Hầu hết các quyền lợi của khách hàng đều được thể hiện rõ trên bản hợp đồng. Trong đó sẽ bao gồm việc hỗ trợ kỹ thuật nếu không may có vấn đề phát sinh trong lúc sử dụng, được đổi trả miễn phí nếu như máy không đáp ứng được nhu cầu hoặc là bạn sẽ không bị tốn thêm các chi phí như sửa chữa, bảo dưỡng,…
Chính vì vậy, để đảm bảo quyền lợi của chính mình, trước khi ký hợp đồng thuê máy, cần phải đọc thật kỹ các điều khoản trong hợp đồng để tránh tiền mất tật mang.
Cách tính tiền và cơ sở thanh toán hàng tháng
Thông thường, trên các máy photocopy đều có bộ công tơ đếm số bản chụp. Bên cung cấp dịch vụ sẽ dựa vào đó mà tính số tiền cần thanh toán hàng tháng cho khách hàng.
Như vậy, trên đây chúng tôi đã chia sẻ cho bạn một số điều cần phải lưu ý trước khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy. Mong rằng, từ những thông tin mà chúng tôi chia sẻ bạn có thể hiểu rõ được nhu cầu của doanh nghiệp mình, từ đó có thể lựa chọn được dòng máy phù hợp với công việc. Chúc bạn có sự trải nghiệm thật tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ này.
